Choć zarządzanie opiera się na umiejętnościach liderskich, takich jak czucie biznesu i strategicznym myśleniu oraz miękkich, takich jak Twój styl pracy z zespołem czy umiejętność rozwiązywania konfliktów, to w zarządzaniu liczy się także czas i twarde dane.

Wiesz, że musisz w biznesowym świecie BANI działać szybko i skutecznie, a zasoby (czas, ludzie, pieniądze) nie mogą być marnowane.

Właśnie dlatego kluczowe jest wracanie w praktyce menedżera do podstawowych wskaźników efektywności (KPI).

Zakopana/y w gąszczu aplikacji i systemów oraz wyskakujących jak grzyby po deszczu nowinek sztucznej inteligencji uważaj, żeby nie zapomnieć o kilku parametrach, które pozwalają popatrzeć na sytuację firmy z dystansu.  

Wskaźniki dają zobiektywizowane podstawy do podejmowania kolejnych decyzji, pozwalają menedżerowi na zmonitorowanie postępów i skorygowanie działań – na zarządzenie sytuacją, zanim straci się kontrolę nad projektami i wynikami.

Zerknij na te pięć wskaźników – są już, czy dopiero znajdą się w Twoim narzędziowniku?

1. Wskaźnik rentowności

Rentowność jest jednym z najważniejszych wskaźników efektywności w każdej firmie. Mierzy ona, jak dobrze przedsiębiorstwo przekształca swoje przychody w zysk.

I tak, wysoka rentowność może wskazywać na efektywność działań operacyjnych, natomiast niski poziom rentowności sugeruje konieczność usprawnień. Wskaźniki rentowności są pomocne w ocenie finansowego zdrowia firmy (Penman, S.H., 2012).

Z kim liczyć?

Dział finansowy, księgowi

Jak możesz mierzyć rentowność?

Warto regularnie wraz z działem finansowym analizować wskaźniki rentowności twojej firmy, wybór konkretnego wskaźnika zależy od kontekstu:

• Zysk operacyjny (EBIT) będzie pomocny, gdy chcesz zrozumieć, jak skutecznie firma działa w swojej podstawowej działalności operacyjnej.
• Rentowność operacyjna pozwoli zobaczyć, jak efektywnie firma przekształca przychody w zyski operacyjne.
• Zysk netto da pełny obraz efektywności firmy po uwzględnieniu wszystkich kosztów, w tym odsetek i podatków.
• Rentowność netto jest dobrym wskaźnikiem do oceny całkowitej efektywności finansowej firmy.

2. Wskaźnik efektywności operacyjnej

Efektywność operacyjna to miara tego, jak skutecznie zarządzacie zasobami – czasem, ludźmi czy finansami. Dzięki wskaźnikom efektywności operacyjnej możesz ocenić, czy procesy są ustawione optymalnie.

Wysoka efektywność operacyjna oznacza, że koszty utrzymujecie na minimalnym poziomie, a firma generuje wyższy zysk przy niższych nakładach. Z kolei wzrost kosztów jednostkowych, przy niezmiennym poziomie przychodów, może sugerować marnotrawstwo zasobów i słabą organizację procesów.

Z kim liczyć?

Dział finansowy, księgowi, dział HR/P&C/kadr, dział produkcji, dział logistyki, dział zakupów

Jak możesz mierzyć efektywność operacyjną?

• Sprawdź czas realizacji projektów.
• Policz koszt realizacji jednostkowy w porównaniu do dochodów.
• Zrób przegląd wynagrodzeń – policz np. procent wynagrodzeń w stosunku do przychodów
• Przygotuj analizę Kosztów i korzyści (CBA)

Przykład analizy CBA: Inwestycja w nowy system ERP

Element	Koszt	Korzyść	Uwagi
Koszt zakupu oprogramowania	500 000 zł	–	Jednorazowy koszt zakupu systemu
Szkolenie pracowników	100 000 zł	–	Koszt szkoleń i wdrożenia systemu
Koszt utrzymania rocznego	50 000 zł/rok	–	Opłaty licencyjne i wsparcie techniczne
Czas poświęcony przez pracowników	200 000 zł (2 etaty przez rok)	–	Pracownicy poświęcają czas na naukę systemu
Zwiększona wydajność pracy	–	300 000 zł rocznie	Oszczędności wynikające z automatyzacji procesów
Redukcja błędów	–	150 000 zł rocznie	Oszczędności wynikające z mniejszej liczby błędów
Lepsza analiza danych	–	100 000 zł rocznie	Poprawa efektywności decyzji na podstawie danych
Łączna korzyść roczna	–	550 000 zł	Sumaryczne korzyści z wdrożenia systemu

Podsumowanie:

• Całkowite koszty: 500 000 zł (zakup) + 100 000 zł (szkolenie) + 50 000 zł/rok (utrzymanie).
• Korzyści roczne: 550 000 zł.

Wygląda na to, że inwestycja opisana powyżej jest opłacalna, ponieważ roczne korzyści przewyższają koszty, a oszczędności z tytułu zwiększonej wydajności i redukcji błędów sprawiają, że projekt ma sens finansowy. Ostateczny wynik analizy wykazuje pozytywny zwrot z inwestycji w perspektywie kilku lat.

Więcej możesz poczytać np. tutaj:

Kaplan, R.S., Norton, D.P. „The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action”, Harvard Business Review Press .

Boardman, A.E., Greenberg, D.H., Vining, A.R., & Weimer, D.L. (2017), Cost-Benefit Analysis: Concepts and Practice, Cambridge University Press.

3. Wskaźnik zaangażowania pracowników

Mam nadzieję, że nie jesteś reprezentantem popularnej szkoły menedżerskiej „szef to osoba motywująca pracowników”. Skupiasz się za to na zarządzaniu zaangażowaniem współpracowników ((Deci i Ryan, 2000).

Wysoki poziom zaangażowania to jeden z najważniejszych wskaźników efektywności. Zgodnie z badaniami Gallupa, zespoły o wysokim zaangażowaniu są o 21% bardziej produktywne i mają o 22% wyższy poziom rentowności (Gallup, 2023).

Z kim liczyć?

Dział HR/P&C/kadr

Jak możesz mierzyć zaangażowanie?

• Obserwuj wskaźniki rotacji oraz poziom absencji.
• Przeprowadzaj regularne badania satysfakcji i zaangażowania.

4. Wskaźnik satysfakcji klientów (NPS)

NPS (Net Promoter Score) mierzy, jak bardzo Twoi klienci są skłonni polecać Wasze usługi innym. To bezpośredni wskaźnik jakości oferowanych produktów i usług oraz efektywności komunikacji z klientem. Zgodnie z badaniami, firmy o wyższym NPS mają tendencję do lepszych wyników finansowych (Reichheld, F.F., „The Loyalty Effect”, 2001).

Z kim liczyć?

Dział sprzedaży/Customer success

Jak możesz mierzyć satysfakcję klientów?

• Przeprowadzając badania, zapytaj klientów, na ile są skłonni polecić firmę innym, na skali od 0 do 10.

5. Wskaźnik realizacji celów

Każda firma ustala cele strategiczne, a ich realizacja jest kluczowa dla sukcesu organizacji. Mierzenie stopnia realizacji tych celów pomaga zrozumieć, jak skutecznie zespół osiąga wyznaczone zadania i gdzie trzeba wprowadzić korekty. Zastosowanie tego wskaźnika pozwala na szybsze identyfikowanie obszarów do poprawy.

Z kim liczyć?

Szefowie poszczególnych działów, dział finansowy, dział HR/P&C/kadr

Jak możesz mierzyć realizację celów?

• Regularne przeglądy postępów w realizacji celów kwartalnych, rocznych lub projektowych.
• Analiza tzw. „gap analysis” – różnica pomiędzy zamierzonymi a rzeczywistymi wynikami.

Regularne śledzenie wskaźników efektywności pomaga czuwać nad kluczowymi dla firmy obszarami.

Dzięki tym wskaźnikom możesz zarówno monitorować kondycję finansową organizacji jak i bardziej świadomie zarządzać zespołem, efektywniej wykorzystywać zasoby i budować silniejszą, bardziej konkurencyjne usługi i produkty.

Jakie wskaźniki Tobie pozwalają na zobaczenie firmy z lotu ptaka i tego na czym stoisz?

/’/’/’/’/’/’/’/’/’/’/

Stawiasz na swój rozwój i nie boisz się trudnych pytań do samego siebie – zapraszam również do lektury mojego poradnika „Psychologiczny GPS. Jak zadbać o siebie, stawiać zdrowe granice i tworzyć budujące relacje”. 

Chcesz sobie przypomnieć, usystematyzować wiedzę o procesach zarządzania – zapraszam do lektury Skutecznego Menedżera.

Ten wpis był dla Ciebie wartościowy lub bulwersujący? Skomentuj lub napisz mi w mailu! 🙂 Chciałbyś dostawać informację o podobnych bezpośrednio na Twoją skrzynkę? Zapisz się na newsletter, dołącz do mnie na fb, Linkedin lub do grupy fb praca z sensem